ケース：不動産管理会社の情報がバラバラに！複数の外部サービスによる情報分散を解消する5つの方法
不動産管理会社では、物件情報や入居者情報、契約書類、修繕履歴など、日々たくさんの情報を取り扱います。業務を便利にするために外部サービスを導入したものの、気づけば情報があちこちに分かれ、かえって仕事が複雑になっていることも少なくありません。
そこで今回は、複数の外部サービスに社内の重要な情報が分散している不動産管理会社の問題点と、現場で無理なく取り組める解決方法を整理しました！
便利なサービスを活かしながら、必要な情報をすぐに見つけられる仕組みについて考えていきます。
今回のケースの概要
ある不動産管理会社のご担当者から、こんなお悩みを聞きました。
「業務ごとに便利なサービスを導入してきたのですが、今では情報があちこちに分かれてしまって。何かを確認するたびに、いろいろなサービスを開かなければならないんです」
詳しくお話を聞いてみると、物件情報は不動産管理システム、契約書類はオンラインストレージ、修繕対応の履歴は別の管理サービス、社内の連絡はチャットツールというように、業務ごとに異なるサービスを利用されていました。
それぞれのサービス自体に大きな不満があるわけではありません。むしろ、ひとつひとつは便利なのに、組み合わせて使うと手間が増えてしまうという状態でした。
特に印象的だったのは、「担当者が休みの日に、ほかの社員が必要な情報を見つけられないことがある」というお話です。
こうしたお話を聞くと、私はいつも「情報がないのではなく、必要なときに必要な人が使える状態になっていないのではないか」と考えます。
今回のケースも、サービスの数そのものより、情報のつながり方や管理方法に改善の余地がありそうです。
今回のケースが抱える問題点
事象①：必要な情報を探すだけで時間がかかっている
最もわかりやすい問題は、情報を探すための時間が積み重なっていることです。
不動産管理の仕事では、一つの物件について確認したい情報が複数のサービスに分かれていることがあります。
例えば、オーナー様から「先月の修繕はどうなっていますか？」と連絡があった場合、修繕履歴を確認し、業者様とのやり取りを探し、費用の情報を調べてから回答する必要があります。
これらが別々の場所に保存されていると、一つの問い合わせに回答するだけでも、何度も画面を切り替えなければなりません。
一回あたりは数分でも、毎日繰り返せば大きな負担になります。
さらに厄介なのは、どのサービスを確認すればよいか知っている人と、知らない人がいることです。
情報を探すたびに特定の社員へ質問が集まり、その方の仕事まで中断されてしまいます。
事象②：同じ情報を何度も入力している
外部サービスを複数利用していると、同じ物件名や住所、入居者情報などを何度も入力する場面が出てきます。
例えば、新しい管理物件が増えた際に、不動産管理システムへ物件情報を登録し、修繕管理サービスにも同じ情報を入力し、社内の管理表にも転記するといった作業です。
入力する項目が少なければ、それほど負担に感じないかもしれません。
しかし、管理物件が増えるほど作業量は増え、入力漏れや間違いも起こりやすくなります。
さらに、一度登録した情報に変更があった場合は、それぞれのサービスを修正しなければなりません。
便利にするために導入したサービスが、二重入力や確認作業を増やしてしまっているのです。
事象③：どの情報が最新なのかわからない
情報が分散していると、複数のサービスに登録された内容が一致しなくなることがあります。
例えば、入居者様の連絡先が変更されたとき、不動産管理システムは更新されていても、別のサービスには古い情報が残っているかもしれません。
また、修繕対応が完了しているのに、社内の管理表では「対応中」のままになっているケースも考えられます。
このような状態では、情報が存在していても、その内容を安心して使うことができません。
結果として、担当者に確認したり、別の資料と照らし合わせたりする作業が必要になります。
情報を確認するための仕組みが、かえって確認作業を増やしている状態です。
事象④：担当者しか把握していない情報が増えている
実務で特に気になるのが、情報の管理が担当者個人に依存してしまうことです。
不動産管理では、入居者様やオーナー様、協力業者様との継続的なやり取りが発生します。
「この設備は前にも不具合があった」「このオーナー様には事前に確認が必要」といった情報は、日々の対応を円滑に進めるうえで大切です。
ところが、こうした経緯が個人のメールやチャットにしか残っていなければ、ほかの社員は状況を把握できません。
担当者が不在のときに対応が止まったり、引き継ぎの際に大切な情報が抜け落ちたりする可能性があります。
問題なのは担当者の管理能力ではありません。
担当者が覚えていなければ仕事が進まない仕組みそのものに問題があります。
事象⑤：重要な情報の管理状況を把握しきれない
不動産管理会社では、入居者様の個人情報や契約書類、オーナー様の情報など、慎重に取り扱う必要のあるデータが数多く存在します。
複数の外部サービスを利用していると、誰がどの情報を閲覧できるのか、退職した社員の利用権限が残っていないか、といった管理も複雑になりがちです。
また、同じ書類が複数の場所に保存されている場合、不要になった情報を整理することも難しくなります。
情報が分散していることは、業務効率だけでなく、社内の重要な情報を適切に管理するうえでも見過ごせない問題です。
モンテカンポが考える解決方法
提案①：利用中のサービスと情報の置き場所を整理する
まず取り組みたいのは、新しいサービスを導入することではありません。
現在利用しているサービスと、そこに保存されている情報を整理することです。
私たちが業務改善を考えるときも、いきなりシステムの話から始めるのではなく、普段の仕事の流れを確認することを大切にしています。
今回なら、物件情報、入居者情報、契約書類、修繕履歴、請求情報などが、それぞれどこに保存されているのかを洗い出します。
ここで重要なのは、サービスの名前を一覧にするだけで終わらせないことです。
例えば、修繕履歴が二つのサービスに保存されているなら、どちらを正式な記録として扱うのかを決めます。
入居者様の連絡先についても、どのサービスを更新すればよいのかを明確にします。
こうして情報ごとに正しい保存場所と更新担当者を決めるだけでも、現場の迷いは減っていきます。
すべてを一度に整理しようとすると大変なので、最初は問い合わせの多い物件情報や修繕履歴から始めるのがおすすめです。
提案②：必要な情報にたどり着ける共通の入口をつくる
次に考えたいのが、社内の情報を探すための共通の入口をつくることです。
ここで注意したいのは、必ずしもすべての情報を一つのシステムに移す必要はないという点です。
既存のサービスには、それぞれ得意な仕事があります。
不動産管理システムは物件や契約の管理、オンラインストレージは書類の保管というように、役割を活かしたまま利用を続けることもできます。
そのうえで、例えば物件ごとの情報一覧を用意し、物件番号や物件名から、契約書類の保存先、修繕履歴、対応状況などを確認できるようにします。
利用者は最初にその一覧を開けば、目的の情報がどこにあるのかを把握できます。
現場でよく起きるのは、「情報が見つからないから、とりあえず担当者に聞く」という流れです。
この流れを「まず共通の一覧を確認する」に変えるだけでも、社員同士の確認作業を減らせます。
大切なのは、情報をすべて一か所に集めることではなく、迷わず情報へたどり着けることです。
もちろん、共通の入口からも、閲覧できる情報は利用者の権限に応じて制限する必要があります。
提案③：サービス間の二重入力を減らす仕組みをつくる
情報の置き場所が整理できたら、次は同じ情報を何度も入力している業務を見直します。
例えば、新しい管理物件を登録する際、不動産管理システムに入力した物件番号や住所を、別のサービスでも利用できるようにする方法です。
外部サービスによっては、データの出力機能や、ほかのサービスと情報をやり取りする連携機能が用意されています。
こうした機能を活用できれば、手作業で転記していた情報をまとめて取り込んだり、条件に応じて自動で更新したりすることも可能です。
ただし、最初からすべてを自動化するのはおすすめしません。
私たちがこうした改善を考える際に気をつけたいのは、間違った情報まで自動的に広がる仕組みにしないことです。
まずは物件番号や住所など、比較的管理しやすい項目から連携を検討します。
そして、どちらのサービスの情報を優先するのか、更新に失敗した場合は誰が確認するのかまで決めておきます。
自動化の目的は、人の作業をなくすことではなく、人が何度も同じ作業をしなくて済むようにすることです。
提案④：問い合わせや修繕対応の進捗を共有できるようにする
不動産管理会社では、情報を保存するだけでなく、現在どこまで対応が進んでいるのかを共有することも重要です。
特に入居者様からの問い合わせや修繕依頼は、担当者だけでなく、社内のほかの社員も状況を確認できる状態が理想です。
例えば、修繕依頼ごとに「受付日」「対象物件」「対応担当者」「現在の状況」「次に行うこと」「対応期限」を記録する共通の管理表を用意します。
これなら担当者が不在でも、別の社員が対応状況を確認できます。
ここで活用できるのが、既存の管理サービスや、業務に合わせて管理画面を作成できる仕組みです。
モンテカンポでは、必要に応じて「Pleasanter」のような、プログラミングの負担を抑えて業務管理の仕組みを作れるツールを活用する方法も考えます。
ただし、すでに利用中のサービスで対応できるなら、新しく作る必要はありません。
まずは一つの業務、例えば設備修繕の進捗管理だけを対象にして、現場で使いやすい形を試します。
その際、記録する項目を増やしすぎないことも大切です。
管理項目が多すぎると入力が負担になり、結局使われなくなってしまいます。
必要な情報を、必要なタイミングで、無理なく記録できることを優先したいところです。
提案⑤：情報管理のルールを決め、小さな改善を続ける
最後に必要なのが、整理した情報を継続して使えるようにするための運用ルールです。
どれだけ便利な仕組みをつくっても、情報が更新されなければ、いずれ元の状態に戻ってしまいます。
例えば、物件情報を変更した際は誰が更新するのか、修繕対応を完了したらどこに記録するのか、契約書類の閲覧権限は誰が管理するのか、といったことを明確にしておきます。
特に個人情報や契約情報については、業務上必要な社員だけがアクセスできるようにし、異動や退職の際には利用権限を見直すことが重要です。
ただ、ルールを作成して終わりにしてはいけません。
例えば、月に一度、次のような点を確認します。
- 必要な情報を探す時間は減ったか
- 同じ情報を何度も入力する作業は減ったか
- 担当者が不在でも対応できる案件は増えたか
数字で確認できるものは、改善前後の変化を記録すると、取り組みの効果がわかりやすくなります。
私たちが大切にしたいのは、一度に大きな改革をすることではありません。
例えば、最初の月は情報の置き場所を整理し、翌月は修繕対応の管理方法を見直す。その次に、二重入力の削減へ取り組む。
このように、日々の仕事を止めずに、一つずつ改善を積み重ねることが、現場に定着する仕組みづくりにつながります。
まとめ
今回のように、複数の外部サービスを利用している不動産管理会社では、情報が分散していることで、検索の手間や二重入力、更新漏れ、担当者への業務集中など、さまざまな問題が発生します。
ただし、外部サービスを複数利用すること自体が悪いわけではありません。
それぞれのサービスには導入した理由があり、現場の業務を支えてきた役割があります。
そのため、すべてを新しいシステムに入れ替えるのではなく、今あるサービスを活かしながら、情報の置き場所と仕事の流れを整えることが大切です。
モンテカンポでは、まず現場の仕事を一緒に確認し、どこで手間が発生しているのか、なぜ業務が滞ってしまうのかを整理するところから考えます。
必要な情報を探し回る時間が減れば、入居者様への対応やオーナー様とのやり取りなど、不動産管理会社が本来力を注ぎたい仕事に、より多くの時間を使えるようになります。
「情報はあるのに、すぐに使えない」を「誰でも必要な情報を確認できる」に変えていく。
そのために、今ある仕組みを見直し、できるところから一歩ずつ改善を進めていきましょう。
本来の仕事に集中できる環境をつくりませんか？
専門的な知識や技術が必要な仕事ほど、日々の業務の中には、専門性とは直接関係のない作業も数多く発生します。
予約や顧客情報の管理、転記、集計、確認作業、進捗管理、書類作成など、本来はもっと効率化できる業務に時間を取られていないでしょうか。
こうした作業を一つひとつ見直していくことで、専門職の方が、専門職にしかできない仕事へ集中できる時間を増やすことができます。
モンテカンポのIT特命係は、単にシステムやツールを導入するためのサービスではありません。
まず現在の業務を整理し、専門職が担うべき仕事と、仕組みに任せられる仕事を切り分けるところから支援します。 そのうえで、既存ツールの活用や業務フローの見直し、必要に応じたシステム開発まで、それぞれの現場に合った方法を考えます。
「この作業に毎日時間を取られている」
「担当者にしか分からない業務がある」
「もっと本来の仕事に集中したい」
そんな感覚が少しでもあるなら、一度業務を見直してみる価値があります。
課題が整理できていなくても問題ありません。今、時間を取られている業務や、負担に感じている作業をそのままお聞かせください。
専門職の方が専門性を発揮できる時間を増やすために、IT特命係が業務の整理から一緒に考えます。
小さなお悩みでも大丈夫ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください！
