ケース：16名規模の訪問介護事業者さま 月の途中で数字が見えない悩みを解決するには？
訪問介護の現場では、利用者様へのサービス提供を優先するため、日々の実績確認や経営状況の把握に十分な時間を取れないことがあります。
「月の途中で数字を確認できない」「業務をデジタル化したいけれど、検討する時間がない」。そんな悩みを抱えながらも、何から手をつければよいのか分からず、改善が進まない事業者様もいらっしゃいます。
そこで今回は、16名規模の訪問介護事業者様が抱える問題点と解決方法を、モンテカンポの業務効率化の視点から5つの提案で整理しました！
大がかりなシステム導入だけでなく、今ある業務を活かしながら、無理なく始められる改善方法を考えていきます。
今回のケースの概要
今回お悩みを聞いたのは、16名規模で訪問介護サービスを提供されている事業者様です。
お話の中で特に気になったのが、**「月の途中の数字が見られない」**というお悩みでした。
訪問介護では、利用者様ごとの訪問予定やサービス提供実績、キャンセルなど、日々さまざまな情報が発生します。
こうした情報を月の途中で集計できなければ、現在どれくらいのサービスを提供できているのか、月末にはどの程度の実績になりそうなのかを把握しにくくなります。
事業者様もデジタル化の必要性は感じていらっしゃいましたが、日々の業務が忙しく、具体的な方法を調べたり、導入するシステムを比較したりする時間が取れないとのことでした。
さらに、業務改善について相談できる相手が身近にいるかという話になった際には、**「確かにいないかも」**という言葉もありました。
私たちモンテカンポが今回のケースで重要だと感じたのは、単に便利なシステムを導入することではありません。
必要な数字を必要なタイミングで確認できること。そして、その仕組みを忙しい現場でも無理なく導入・運用できること。
この2つを両立させることが、改善の大きなポイントだと考えています。
今回のケースが抱える問題点
問題①：月の途中で数字を確認できず、経営判断が遅れてしまう
今回のケースで最も大きな問題は、月の途中で事業所の状況を数字として把握できないことです。
例えば、月の半ばに訪問件数が予定より少なくなっていたとしても、その状況を確認できなければ、月末まで気づかない可能性があります。
逆に、想定以上に訪問予定が集中している場合にも、早めに気づくことができなければ、スタッフの方の負担が大きくなるかもしれません。
もちろん、今回の事業者様が具体的にどの数字を確認したいのかは、詳しく整理する必要があります。
ただ、訪問件数やキャンセル件数、売上見込みなどを月の途中で把握できれば、月末の結果を待つのではなく、途中の状況を見ながら判断することができます。
数字を集計すること自体が目的ではありません。その数字を使って、早めに対応できる状態をつくることが重要です。
問題②：訪問予定と実績を集計する仕組みが整っていない可能性がある
訪問介護では、サービスの予定と実際の提供状況が必ずしも一致するとは限りません。
利用者様の体調やご都合によるキャンセル、訪問日時の変更、追加のサービスなどが発生するためです。
例えば、訪問予定を管理している表と、実際にサービスを提供した記録が別々になっている場合、月の途中の実績を知るために、それぞれの情報を照合しなければなりません。
さらに、請求用の情報を作成する際に改めて転記しているとすれば、確認や入力の手間も増えてしまいます。
今回の事業者様が実際にどのような方法で管理されているかを確認したうえで、予定・実績・請求に必要な情報がどのようにつながっているかを整理する必要があります。
厚生労働省も、介護現場の情報共有を効率化する方法として、記録や請求事務を連携させる仕組みの活用を紹介しています。
問題③：デジタル化を検討する時間が確保できない
業務を改善したいと考えていても、そのための時間がなければ、なかなか行動に移せません。
特に訪問介護では、日々のサービス提供に加えて、スタッフの方の勤務調整、利用者様やご家族との連絡、関係機関との情報共有など、多くの業務が発生します。
その中で、複数のシステムを調べ、機能や費用を比較し、導入後の運用まで考えるのは簡単ではありません。
「便利になるのは分かっているけれど、調べる余裕がない」
そんな状態が続くと、改善の必要性を感じていても、日々の業務を優先せざるを得なくなります。
つまり、今回の問題は単なるデジタル化の遅れではなく、業務改善に着手するための時間そのものが不足していることにもあります。
問題④：業務改善について気軽に相談できる相手がいない
もう一つ見逃せないのが、相談相手の存在です。
業務をデジタル化しようと思っても、どのような仕組みが自分たちの事業所に合っているのか、判断するのは難しいものです。
例えば、今使っている管理表を少し工夫するだけで解決できるのか。それとも、訪問介護向けの専用システムを導入したほうがよいのか。
こうした判断には、システムの知識だけでなく、現在の業務を理解することも必要です。
相談できる相手がいなければ、情報収集から比較、導入判断まで、事業所側だけで進めなければなりません。
「何を導入するか」以前に、「何から改善すればよいか」を一緒に考えられる相手がいない。
私たちは、これも今回のケースにおける重要な問題だと考えています。
モンテカンポが考える解決方法
提案①：まずは週に1回、月途中の数字を確認できるようにする
私たちが最初におすすめしたいのは、必要な数字を絞って、定期的に確認する仕組みをつくることです。
いきなり新しいシステムを導入する必要はありません。
まずは、現在どのような情報を記録しているのかを確認し、その中から経営判断に必要な数字を選びます。
例えば、最初は次の3つに絞る方法が考えられます。
- 当月に実施した訪問件数
- 当月に発生したキャンセル件数
- 月末までの売上見込み
これらを週に1回確認できるだけでも、月の途中の状況が見えやすくなります。
売上見込みについては、実施済みのサービスと今後の予定をもとに概算し、加算や変更などを反映した最終的な請求額とは区別します。
大切なのは、すべての数字を完璧に集計することではなく、今まで月末まで見えなかった状況を、途中でも確認できるようにすることです。
厚生労働省の生産性向上に関する改善手順でも、最初に現場の課題を見える化し、優先して取り組む問題を絞り込むことが推奨されています。
私たちも、まずは少数の数字から始め、実際に役立つことを確認しながら管理項目を増やす方法がよいと考えています。
提案②：今ある管理表を活かして、数字をまとめて確認できるようにする
現在、表計算ソフトなどで訪問予定や実績を管理しているのであれば、その仕組みを活かす方法もあります。
例えば、複数の管理表に分かれている情報を整理し、訪問日、サービス提供状況、担当スタッフ、実績などを一つの集計表で確認できるようにします。
すでに使っているソフトからデータを書き出せる場合には、そのデータを集計表に取り込む方法も考えられます。
集計表には計算式や集計機能を設定し、日々の情報が追加されると訪問件数などが自動で更新されるようにします。
これにより、毎回手作業で件数を数えたり、別の表へ数字を転記したりする負担を減らせる可能性があります。
また、事業所内で安全に共有できる環境を整えれば、管理者の方が同じ数字を確認することもできます。
ただし、新しい管理表を増やした結果、入力作業まで増えてしまうのは避けたいところです。
私たちなら、既存のデータを再利用できるかを先に確認し、追加の入力ができるだけ発生しない仕組みを検討します。
提案③：訪問実績をその場で記録できる仕組みを整える
月途中の数字が見えない原因が、実績情報の集まるタイミングにある場合には、記録方法そのものを見直すことが有効です。
例えば、スタッフの方が訪問後に紙へ記録し、その内容を後から事業所で入力している場合、実際のサービス提供とデータへの反映に時間差が発生します。
そこで検討したいのが、スマートフォンやタブレット端末を使った記録方法です。
訪問後に専用の入力画面から実績を登録し、その情報が事業所側の管理画面にも反映される仕組みであれば、集計のために情報を集め直す必要が減ります。
厚生労働省も、事業所の外から記録を入力できることや、入力項目の定型化によって負担を軽減できることを紹介しています。
ただし、16名全員の記録方法を一度に変更する必要はありません。
まずは一部のスタッフの方に協力していただき、入力のしやすさや記録時間を確認する方法が現実的です。
また、訪問介護では利用者様の大切な個人情報を扱うため、端末の管理や閲覧権限、情報の保存方法にも十分な配慮が必要です。
個人情報保護委員会と厚生労働省によるガイダンスでも、介護関係事業者に必要な安全管理措置が示されています。
記録が早くなるだけでなく、現場の方が使いやすく、安全に運用できること。
この点まで確認して、導入を判断したいと考えています。
提案④：訪問予定・実績・請求をまとめて管理できるシステムを検討する
今後も事業所の運営を安定させていくことを考えると、訪問介護向けの専用システムも有力な選択肢になります。
こうしたシステムには、訪問予定の管理、サービス提供記録、実績集計、介護報酬請求などに対応したものがあります。
例えば、訪問予定を登録し、サービス提供後に実績を確定すると、その情報を集計や請求業務にも利用できる仕組みです。
このような機能がつながっていれば、一度登録した情報を何度も入力し直す手間を減らせる可能性があります。
また、月途中の実績や売上見込みを確認できる機能があれば、今回の課題にも対応しやすくなります。
ただし、専用システムであれば何でもよいわけではありません。
私たちなら、機能の多さよりも、次の点を優先して確認します。
- 月の途中の訪問実績や売上見込みを確認できるか
- 現在の記録・請求業務と無理なく連携できるか
- 16名規模で利用する場合の費用と操作負担が適切か
厚生労働省は、介護ソフトの選定・導入に関する資料を公開しており、介護テクノロジー導入に関する支援制度も案内しています。
補助制度については、都道府県や募集時期によって条件が異なるため、導入前に対象要件を確認することも大切です。
高機能なシステムを導入することより、必要な機能を適切な費用で使い続けられることを重視したいところです。
提案⑤：業務の整理からシステム選定まで、外部の専門家と一緒に進める
今回の事業者様にとって、特に効果が期待できると考えているのが、業務改善を外部の専門家と一緒に進める方法です。
デジタル化したいという気持ちはあっても、検討する時間が取れず、相談できる相手もいない。
その状況で、事業所の方だけにシステムの比較や導入準備をお願いするのは、現実的ではない場合があります。
そこで私たちモンテカンポが取り組みたいのは、事業者様に代わって整理できることは整理し、判断が必要なところを一緒に考えることです。
まずは短時間のお話から、現在の数字の管理方法や、月の途中で確認したい内容を把握します。
次に、実際の業務の流れを整理し、既存の管理表の改善で対応できるのか、専用システムが必要なのかを検討します。
必要に応じて候補となるサービスを比較し、導入費用や月額費用、操作のしやすさ、既存データの活用方法などを整理してご提案します。
例えば、最初の2週間は一部の業務だけで試し、数字を集計する時間や確認作業がどれくらい変わるかを測定する方法も考えられます。
改善の効果を確認したうえで、対象を広げるかどうかを判断すれば、導入の負担や失敗のリスクを抑えやすくなります。
モンテカンポの業務効率化相談サービスでは、現状の整理から改善方法の提案、必要に応じたシステム導入や運用定着まで支援しています。
必ずしも新しいシステムの開発を前提とはせず、既存の道具やサービスを活用する方法も含めて検討します。
私たちは、事業者様がすべてを調べ、すべてを判断しなければ進まないような改善ではなく、忙しい日常業務の中でも前に進められる改善を大切にしたいと考えています。
まとめ
今回の訪問介護事業者様のお悩みは、月の途中で数字が見られないこと、デジタル化を検討する時間が取れないこと、そして気軽に相談できる相手がいないことでした。
私たちモンテカンポが最初に取り組むべきだと考えるのは、すべての業務を一度にデジタル化することではありません。
まずは、今ある記録から必要な数字を取り出し、月の途中でも確認できる仕組みを整えることです。
そのうえで、入力作業や集計作業にどれくらい時間がかかっているかを確認し、必要に応じて記録方法や管理システムを見直していく。
この順番であれば、現場の方の負担を大きく増やさずに、改善を進められる可能性があります。
また、16名規模の事業所だからこそ、複雑な仕組みをつくるよりも、スタッフの皆様が無理なく使い続けられる方法を選ぶことが大切です。
訪問介護の仕事で最も重要なのは、利用者様一人ひとりに向き合い、安心して暮らしていただけるよう支援することです。
数字を集計するための時間や、同じ情報を何度も確認する時間を減らせれば、その分、本来の業務に集中しやすくなります。
数字が見えるようになることは、単なる事務作業の効率化ではなく、事業所の運営をより安定させるための第一歩です。
「改善したいけれど、何から始めればよいか分からない」
そんな段階からでも、できることはあります。
私たちモンテカンポは、日々の業務に真剣に取り組まれている事業者様が、より安心して本来の仕事に集中できるよう、現状の整理から無理なく続けられる仕組みづくりまで、一緒に考えていきます。
本来の仕事に集中できる環境をつくりませんか？
専門的な知識や技術が必要な仕事ほど、日々の業務の中には、専門性とは直接関係のない作業も数多く発生します。
予約や顧客情報の管理、転記、集計、確認作業、進捗管理、書類作成など、本来はもっと効率化できる業務に時間を取られていないでしょうか。
こうした作業を一つひとつ見直していくことで、専門職の方が、専門職にしかできない仕事へ集中できる時間を増やすことができます。
モンテカンポの業務効率化相談サービスは、単にシステムやツールを導入するためのサービスではありません。
まず現在の業務を整理し、専門職が担うべき仕事と、仕組みに任せられる仕事を切り分けるところから支援します。 そのうえで、既存ツールの活用や業務フローの見直し、必要に応じたシステム開発まで、それぞれの現場に合った方法を考えます。
「この作業に毎日時間を取られている」
「担当者にしか分からない業務がある」
「もっと本来の仕事に集中したい」
そんな感覚が少しでもあるなら、一度業務を見直してみる価値があります。
課題が整理できていなくても問題ありません。今、時間を取られている業務や、負担に感じている作業をそのままお聞かせください。
専門職の方が専門性を発揮できる時間を増やすために、モンテカンポが業務の整理から一緒に考えます。
小さなお悩みでも大丈夫ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください！
