ケース：イベント運営会社の案件・アルバイト管理を効率化！Excel管理の課題と5つの改善方法
イベント運営会社さまの仕事は、イベント当日の運営だけではありません。案件ごとの人員配置、アルバイトスタッフの予定確認、急な欠員への対応など、開催までに多くの調整が必要になります。
今回は、イベント運営会社さまが抱える案件・アルバイト管理の問題と、現場に合った改善方法をモンテカンポの視点で整理しました。
まずは、普段の仕事でどのような問題が起きているのかを見ていきましょう。
今回のケースの概要
今回お悩みを伺ったのは、イベントの企画・運営などを手がける企業さま。
イベントのお仕事は、案件ごとに開催日時や会場、必要なスタッフの人数が違います。受付、誘導、設営、撤去など、担当する仕事もさまざまです。
そのため、案件が決まるたびに必要なスタッフを確認し、勤務可能なアルバイトの方を探して配置を決める必要があります。
これまでは、こうした管理をエクセルなどのオフィスソフトだけで行ってこられたとのことでした。
エクセルは自由に表を作れて便利ですし、少ない案件数であれば十分に対応できます。実際、現場に合わせて細かく工夫された管理表は、日々の業務を支える大切な仕組みだと思います。
ただ、イベント業務には特有の難しさがあります。
例えば、同じ週末に複数のイベントが開催される場合。
ある会場では受付スタッフが5名必要で、別の会場では設営スタッフが8名必要。さらに、前日になって追加の人員が必要になることも考えられます。
そんなとき、案件ごとに管理表が分かれていると、誰がどの現場に入るのかを一つずつ確認しなければなりません。
スタッフの予定を確認して、配置を決めて、関係者に連絡し、管理表を更新。この一連の作業を繰り返していると、担当者の方はどうしても日々の調整に追われてしまいます。
ここで見直したいのは、エクセルそのものというよりも、複数の管理表を個別に更新したり、最新の情報を共有したりする手間です。例えば、Googleスプレッドシートのような共同編集に適したツールを活用するだけでも、改善できる部分がありそうです。
私たちが業務効率化を考える際に大切にしているのは、「その作業をなくせるか」だけでなく、「そもそも何度も確認しなくて済む方法はないか」という視点です。
今回も、案件とアルバイトスタッフの情報を一つにつなげることが、改善の大きなポイントになりそうだと感じました。
今回のケースが抱える問題点
事象①：案件ごとに管理表が分かれ、全体の配置状況が見えにくい
まず気になったのは、イベント案件とスタッフの配置状況をまとめて確認しにくいことです。
例えば、案件ごとに別々のエクセルを作っている場合、特定の日に何件のイベントがあり、何人のスタッフが必要なのかを把握するにも、複数のファイルを開く必要があります。
さらに、案件の日程が変更になった場合は、関連する管理表も修正しなければなりません。
私たちも業務改善を考えるとき、よく注目するのが「同じ情報を何回入力しているか」という点です。
案件名や開催日、スタッフ名を何度も入力しているなら、そこには改善の余地があります。
本当に必要なのは全案件の人員配置を一目で確認できる状態をつくることです。
事象②：アルバイトスタッフの勤務可能日や経験を探すのに時間がかかる
イベントのスタッフ配置では、単に人数をそろえればよいというわけではありません。
経験が豊富な方、設営に慣れている方、特定の会場で働いた経験がある方など、それぞれの得意分野があります。
また、アルバイトスタッフの方によって勤務できる日や時間も違います。
こうした情報がエクセルや過去のやり取りに分かれていると、適任のスタッフを探すだけでも大変です。
特に気になるのは、担当者の方の記憶や経験に頼って配置を決めている状態です。
「あの方なら、この現場にお願いできそう」と判断できることは、担当者の方の大きな強みです。
ただ、その方が不在のときに、ほかの社員の方も同じように配置を考えられるでしょうか。
経験や得意分野を共有できる仕組みがあれば、スタッフの方にとっても、より働きやすい現場を選びやすくなると思います。
事象③：複数案件への二重配置や人員不足に気づきにくい
複数のイベントが同時に動く場合、注意したいのがスタッフの二重配置です。
例えば、午前中は展示会の受付を担当し、午後は別会場のイベントに参加する予定だったとします。
時間だけを見ると問題がなくても、会場間の移動時間を考えると間に合わない場合があります。
エクセルのみで管理していると、このような重複や移動時間の確認は担当者の方が行うことになります。
また、配置表には名前が入っていても、本人の勤務承諾が取れていなければ、まだ配置が確定したとはいえません。
「人を配置したつもり」と「実際に勤務が確定している」は別の状態です。
ここが曖昧になると、イベント直前になって人数が足りないことに気づく可能性があります。
事象④：急な変更の連絡や確認が担当者に集中してしまう
イベント業務では、直前の変更を完全になくすことは難しいです。
アルバイトスタッフの方から急な欠勤の連絡が入ったり、主催者さまから必要人数の変更があったりすることもあります。
例えば、イベント前日の夕方に欠員が出た場合を考えてみましょう。
代わりの方を探し、勤務できるか確認し、現場責任者に連絡して、配置表も更新する必要があります。
このとき、連絡は電話やメール、配置表はエクセルという形になっていると、どこまで対応が終わったのかを追いかけるだけでも大変です。
私たちが特に避けたいのは、担当者の方だけが最新の状況を知っている状態です。
担当者が忙しいときでも、ほかの社員の方が状況を確認して対応できる仕組みが必要だと感じます。
事象⑤：勤務実績の確認や給与計算にも手間がかかる
スタッフの配置が決まれば、それで管理業務が終わるわけではありません。
イベント終了後には、実際に何時間働いたのか、休憩を何分取ったのか、予定より勤務時間が延びたのかなどを確認する必要があります。
例えば、18時終了予定のイベントが19時まで延長された場合、配置表に書かれた予定時間と実際の勤務時間は異なります。
この情報が別々に管理されていると、月末に勤務実績を集め直したり、給与計算用の表に転記したりすることになります。
さらに案件ごとの人件費を把握したい場合は、また別の集計が必要になるかもしれません。
スタッフの配置から勤務実績の確認まで、一連の情報がつながっていないことも、見直したいポイントです。
モンテカンポが考える解決方法
今回のケースでは、案件管理とアルバイト管理を一体化した仕組みが役立つと考えられます。
ただし、最初から大規模なシステムを作ることが正解とは限りません。
モンテカンポの「ＩＴ特命係」が大切にしているのは、今ある仕事の進め方を確認し、既存のサービスも活かしながら、現場で本当に使い続けられる仕組みを整えることです。
例えば、今のエクセル管理をGoogleスプレッドシートに置き換えるだけでも、情報共有のしやすさは変わってきます。こうした身近なツールで解決できることと、専用の仕組みが必要なことを分けて考えるのも大切です。
今回なら、次の5つの方法を考えたいと思います。
提案①：案件情報とスタッフ配置を一つの仕組みで管理する
最初に取り組みたいのは、案件とスタッフの情報を一元管理することです。
例えば、イベントごとに開催日、会場、集合時間、仕事内容、必要人数、担当者などを登録できるようにします。
そのうえで、各案件にどのスタッフが配置されているのかを、同じ画面で確認できるようにする方法です。
ここで大切なのは、日付から案件を探すことも、案件からスタッフを探すこともできることです。
「今週土曜日のイベントで、まだ人が足りない現場はどこだろう？」
こうした確認が簡単にできれば、担当者の方が管理表を一つずつ開く必要はなくなります。
この段階で、ぜひ選択肢に入れたいのがGoogleスプレッドシートの活用です。
Googleスプレッドシートは、エクセルと似た操作感で使えるうえに、インターネット上で複数の担当者が同じ管理表を同時に編集できます。
例えば、本社の担当者がスタッフの配置を変更すると、別の場所にいる現場責任者も更新された内容を確認できます。
エクセルのファイルをメールで送り合うような運用と比べれば、「どのファイルが最新版なのか分からない」という問題を減らせます。
また、スマートフォンからも確認できるため、外出先やイベント会場で配置状況を把握しやすいのも魅力です。
さらに、フィルタ機能を使えば特定の日付や会場の案件だけを表示できますし、変更履歴を確認すれば、誰がいつ情報を更新したのかを振り返ることもできます。
大きなシステムを導入しなくても、普段使っている表を共有しやすい形に変えるだけで、業務がスムーズになる可能性があります。
モンテカンポでは、こうした管理方法を考える際に、まず今使っているエクセルの項目を確認したいと思います。
実際に使っている表には、現場で必要とされてきた情報が詰まっています。最初から新しい項目を増やすよりも、今ある情報を整理して、重複している入力を減らすことが先決です。
ただし、Googleスプレッドシートに移行すれば、すべての問題が解決するわけではありません。
案件ごとにファイルを作り続ければ、結局は情報が分散してしまいます。また、スタッフの個人情報を扱う場合は、閲覧・編集できる人を適切に制限する必要もあります。
大切なのは、ツールを変えることだけではなく、情報の管理方法も一緒に見直すことです。
提案②：アルバイトスタッフがスマートフォンから勤務希望を提出できるようにする
次に考えたいのが、スタッフの勤務希望を集める方法です。
メールや電話で予定を確認し、担当者の方がエクセルに転記しているのであれば、ここを変えるだけでも負担を減らせそうです。
例えば、アルバイトスタッフの方がスマートフォンから勤務可能日や希望する案件を登録できる仕組みです。
管理する側は、勤務できる方を一覧で確認できるようになります。
手軽に始めるなら、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを組み合わせる方法も考えられます。
Googleフォームで勤務希望日や勤務可能な時間帯を回答してもらい、その結果をGoogleスプレッドシートに自動で集約する仕組みです。
これなら、担当者の方が回答を一件ずつ管理表に転記する手間を減らせます。
特に、登録スタッフがそれほど多くない段階では、こうした身近なツールでも十分に役立つ場合があります。
一方で、案件ごとに募集を行いたい場合や、勤務希望の提出から配置確定までをまとめて管理したい場合は、専用システムのほうが使いやすいこともあります。
モンテカンポでは、案件ごとに日程や場所、休憩時間などを管理でき、スマートフォンからシフトを提出できる「アルバイトシフト管理システム」も取り扱っています。
こうした既存の仕組みが今回の業務に合うか、まず確認してみるのも一つの方法です。
また、スタッフの経験や担当できる仕事内容なども整理しておけば、配置を決める際の参考になります。
ただし、あまり多くの情報を入力してもらうと、スタッフの方にとって負担になってしまいます。
最初は勤務可能日など、本当に必要な項目に絞って始めるのがよさそうですね。
提案③：スタッフの重複配置と不足人数を自動で確認できるようにする
案件情報とスタッフの勤務希望が集まったら、次は配置の確認です。
例えば、同じ時間帯に複数の案件へ同じスタッフを配置しようとした場合、注意を表示する仕組みが考えられます。
また、各案件の必要人数と配置済み人数を比較して、不足している人数を表示する方法も便利です。
受付スタッフが5名必要なのに、確定している方が3名しかいなければ、残り2名の手配が必要だとすぐに分かります。
このような仕組みがあれば、配置表を目で追いながら確認する負担を減らせます。
ただし、勤務時間の重なりや会場間の移動時間まで正確に判断するには、より細かな設定が必要です。案件数やスタッフ数が増えてきた場合は、専用システムを使うほうが管理しやすいかもしれません。
私たちはすべての配置を自動で決める必要はないと考えています。
イベントには、経験のある方を中心に配置したい現場もあれば、初めての方でも参加しやすい現場もあります。
会場までの移動やスタッフ同士の組み合わせなど、人が判断したほうがよいこともあるでしょう。
そのため、まずはシステムが候補者や重複の有無を表示し、最終的な配置は担当者の方が決める形がおすすめです。
機械に任せる部分と、人が判断する部分を分けることが、使いやすさにつながると思います。
提案④：配置変更とスタッフへの連絡を一緒に管理する
イベント運営で特に役立ちそうなのが、変更内容の共有です。
例えば、スタッフの配置を変更した際に、対象の方へ通知を送り、本人が確認したかどうかを管理できる仕組みです。
配置状況についても、「募集前」「確認中」「確定」「欠員対応中」といった状態が分かれば、ほかの担当者の方も状況を把握しやすくなります。
ここで私たちが大切にしたいのは、連絡を送ったことと、相手が内容を確認したことを分けて管理することです。
イベント前日に集合時間が変更になった場合、通知を送信しただけでは安心できません。
誰が確認済みで、誰から返答がないのかを一覧で確認できれば、必要な方にだけ追加で連絡できます。
もちろん、急ぎの場合は電話で直接連絡することも必要です。
すべての連絡をシステムに置き換えるのではなく、日常的な確認を減らして、本当に急ぐ連絡に集中できる形がよいと思います。
また、変更した日時や担当者の記録を残しておけば、後から状況を確認する際にも役立ちます。
提案⑤：勤務実績までつなげ、必要な機能から段階的に整える
最後に考えたいのが、イベント終了後の管理です。
配置予定と実際の勤務実績を同じ仕組みで確認できれば、月末の集計作業も進めやすくなります。
例えば、現場責任者の方が実際の開始・終了時間や休憩時間を確認し、その情報を給与計算用のデータとして出力する方法です。
さらに、案件ごとの人件費を集計できるようにすれば、今後の見積もりやスタッフ配置を考える際にも役立ちます。
ただし、ここまでの機能を最初からすべて導入する必要はありません。
私たちなら、まずは案件登録とスタッフ配置の管理から始めます。
例えば、最初はエクセルの管理表を整理してGoogleスプレッドシートに移行し、複数の担当者が同じ情報を共有できる状態を目指すのもよいでしょう。
そのうえで、Googleフォームによる勤務希望の収集や、関数を使った人数の集計など、必要な機能を少しずつ追加していく方法です。
実際のイベントで試しながら、スタッフの方が使いやすいか、配置変更の操作に迷わないか、管理担当者の負担が減っているかを確認します。
一方で、案件やスタッフの数が増え、複雑な配置調整や勤務実績の管理が必要になれば、スプレッドシートだけでは対応が難しくなることもあります。
そんなときは、専用のシステムへ移行するタイミングかもしれません。
まとめ
今回のイベント運営会社さまのお悩みを聞いて、私たちが改めて感じたのは、案件管理とアルバイト管理は切り離して考えられないということです。
イベントの案件が決まり、必要な人数が分かり、勤務できるスタッフを探して配置する。そして、当日の勤務実績を確認する。
エクセルでそれぞれを個別に管理していると、案件が増えるほど確認や転記が増え、担当者の方の負担も大きくなってしまいます。
ただし、改善するために、必ずしも最初から専用システムを導入する必要はありません。例えば、Googleスプレッドシートを使って管理表を共有し、複数の担当者が最新の配置状況を確認できるようにするだけでも、日々の仕事は変わってきます。
さらに、Googleフォームと組み合わせれば、アルバイトスタッフの勤務希望を集める作業も効率化できます。
今あるエクセルの管理方法を活かしながら、まずは身近なツールでできることから改善していく。 これも十分に価値のある業務効率化です。
だからこそ、まずは今の業務の流れを整理し、どこで情報が分かれているのか、何度も入力している作業はないかを確認することが大切です。
モンテカンポでは、単に新しいシステムを導入するのではなく、今の仕事のよいところを残しながら、無理なく続けられる仕組みを一緒に考えることを大切にしています。
本来の仕事に集中できる環境をつくりませんか？
専門的な知識や技術が必要な仕事ほど、日々の業務の中には、専門性とは直接関係のない作業も数多く発生します。
予約や顧客情報の管理、転記、集計、確認作業、進捗管理、書類作成など、本来はもっと効率化できる業務に時間を取られていないでしょうか。
こうした作業を一つひとつ見直していくことで、専門職の方が、専門職にしかできない仕事へ集中できる時間を増やすことができます。
モンテカンポのIT特命係は、単にシステムやツールを導入するためのサービスではありません。
まず現在の業務を整理し、専門職が担うべき仕事と、仕組みに任せられる仕事を切り分けるところから支援します。 そのうえで、既存ツールの活用や業務フローの見直し、必要に応じたシステム開発まで、それぞれの現場に合った方法を考えます。
「この作業に毎日時間を取られている」
「担当者にしか分からない業務がある」
「もっと本来の仕事に集中したい」
そんな感覚が少しでもあるなら、一度業務を見直してみる価値があります。
課題が整理できていなくても問題ありません。今、時間を取られている業務や、負担に感じている作業をそのままお聞かせください。
専門職の方が専門性を発揮できる時間を増やすために、IT特命係が業務の整理から一緒に考えます。
小さなお悩みでも大丈夫ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください！
