ケース：不動産管理会社の情報分散と手順書不足をどう解決する？現場に合った５つの業務効率化策
不動産管理の仕事では、物件情報や契約内容、入居者様への対応、修繕の手配など、日々さまざまな情報を扱います。
こうした業務を効率化するために市販のサービスを導入していても、サービスが増えるほど操作が複雑になり、かえって社員の方々の負担が大きくなることがあります。
特に10名ほどの組織では、日常業務を優先するあまり、社内の手順書を整備する時間が取れないという悩みもあります。
そこで今回は、不動産管理会社様が抱える情報の分散や操作の属人化といった課題を、モンテカンポの業務効率化の視点で整理しました！
既存サービスを活かしながら、無理なく改善できる５つの方法を考えていきます。
今回のケースの概要
今回悩みを聞いたのは、10名ほどの社員の方々で業務を行っている不動産管理会社様です。
日々の不動産管理業務では、複数の市販サービスを利用されています。
それぞれのサービスには便利な機能があるものの、必要な情報が複数の場所に分かれており、社員の方々が各サービスの操作方法を覚えなければならないという状況です。
また、社員の方々が迷わず操作できるよう、手順書を作成したいという思いもお持ちでした。
しかし、日々の業務に追われているため、手順書を作る時間を十分に確保できていません。
今回のお話で特に重要だと感じたのは、すでに複数のサービスを導入しているにもかかわらず、それらを活用するために社員の方々の知識や経験が求められている点です。
サービスごとに操作方法を覚え、情報の保管場所を把握し、必要に応じて使い分ける。
こうした作業が日常化すると、便利なはずのサービスが社員の方々にとって負担になってしまいます。
私たちモンテカンポでは、今回のケースを単なる「手順書不足」の問題とは考えていません。
情報の管理方法、業務の進め方、サービスの操作知識が整理されていないことが、根本的な課題だと考えています。
そのため、新しいシステムの導入を急ぐのではなく、現在の業務とサービスの使い方を整理するところから改善を進めます。
今回のケースが抱える問題点
問題①：必要な情報が複数のサービスに分散している
まず大きな問題は、業務に必要な情報が一か所にまとまっていないことです。
不動産管理では、物件情報、契約情報、入居者様の情報、問い合わせ履歴、修繕対応の状況など、さまざまな情報を扱います。
これらを複数のサービスで管理している場合、担当者は必要な情報を探すために、それぞれのサービスを開かなければなりません。
例えば、入居者様から設備の不具合について問い合わせがあった際に、物件情報を確認するサービスと、過去の対応履歴を確認するサービスが異なっていると、状況の把握だけでも手間がかかります。
問題は、サービスの数が多いこと自体ではありません。
どの情報がどこにあり、何を見れば最新の状況が分かるのかが整理されていないことです。
問題②：同じ情報を何度も確認・入力する可能性がある
複数のサービスを利用していると、同じ情報を別々の場所へ入力する作業が発生しやすくなります。
例えば、物件名や入居者様の連絡先などを複数のサービスで管理している場合、一方で情報を更新しても、もう一方には古い情報が残る可能性があります。
こうした状態では、情報を入力する手間だけでなく、正しい内容を確認する作業も増えてしまいます。
特に不動産管理では、連絡先や契約内容の認識違いが、お客様対応の遅れにつながることも考えられます。
情報を入力する回数を減らすことと、情報の正確性を保つことの両方が必要です。
問題③：サービスの操作方法が社員個人の知識に依存している
今回のケースでは、複数の市販サービスを使いこなすために、社員の方々がそれぞれの操作方法を理解する必要があります。
しかし、全員がすべてのサービスに詳しくなるのは簡単ではありません。
操作に慣れている方とそうでない方の間で、作業時間に差が生まれることも考えられます。
また、操作方法が分からないときに特定の社員へ質問が集中すると、その方は自分の業務を中断しなければなりません。
担当者が不在の際に業務が進みにくくなることも懸念されます。
誰かの経験や記憶に頼らなければ業務を進められない状態は、10名規模の組織だからこそ早めに改善したい課題です。
問題④：手順書を作りたくても作成する時間がない
操作方法のばらつきを減らすには、手順書の整備が有効です。
ただし、手順書をゼロから作るのは想像以上に大変です。
実際の操作を確認し、画面を撮影し、説明文を書き、ほかの社員の方が理解できるかを確かめる必要があります。
さらに、市販サービスは画面や機能が変更されることもあるため、作成後の更新も欠かせません。
日々の業務が忙しいなかで、こうした作業を社員の方々だけで進めようとすると、どうしても後回しになってしまいます。
つまり、今回必要なのは手順書そのものだけではありません。
手順書を少ない負担で作成し、継続的に更新できる仕組みです。
問題⑤：サービスが増えるほど管理負担も大きくなる
利用するサービスが増えると、それぞれのアカウント管理や利用権限の設定、契約費用の確認なども必要になります。
社員の方が入社・退職する際には、複数サービスの利用設定を変更しなければならない場合もあります。
不動産管理では入居者様やオーナー様の個人情報を扱うため、情報の取り扱いにも注意が必要です。
また、サービスごとに管理担当者が異なると、利用状況を会社全体で把握しにくくなる可能性があります。
業務に必要なサービスを残しながら、会社として管理できる状態を整えることも重要な課題です。
モンテカンポが考える解決方法
提案①：現在使っているサービスと業務の流れを整理する
私たちが最初に取り組みたいのは、現在利用しているサービスと業務内容の整理です。
新しいシステムを導入する前に、社員の方々が日常的にどのような業務を行い、その際にどのサービスを使っているのかを確認します。
例えば、物件登録、契約更新、問い合わせ対応、修繕依頼、請求処理などの業務について、情報の入力先や確認先を洗い出します。
そのうえで、同じ情報を複数の場所で管理していないか、不要な確認作業が発生していないかを調べます。
特に重要なのは、情報ごとに正しい内容を管理する場所を一つ決めることです。
例えば、契約内容の正本は契約管理サービス、修繕の進捗は修繕管理サービスというように、役割を明確にします。
これだけでも、社員の方々が情報を探す際の迷いを減らせます。
さらに、作業の流れを図などで整理すれば、どの段階で情報の確認や入力が発生しているのかも分かりやすくなります。
例えば、一つの問い合わせに対して三つのサービスを確認していることが分かれば、そのうちの一部を省略できないか検討できます。
また、実際に社員の方々がどのくらいの時間を情報検索に使っているのかを確認することで、改善すべき業務の優先順位も決めやすくなります。
私たちも、まずは現在の仕事を見える化することが、改善の出発点になると考えています。
提案②：各サービスへの入口を一つにまとめる
次に提案したいのは、複数のサービスを確認しやすくするための社内ポータルの整備です。
社内ポータルとは、業務に必要なサービスや資料へアクセスするための共通ページのことです。
例えば、社内で使っている共有ページに、物件管理、契約管理、修繕対応などの項目を設けます。
それぞれの項目から利用するサービスを開けるようにすれば、社員の方々は「どのサービスを使えばよいのか」を毎回思い出す必要がなくなります。
さらに、各業務の手順書や問い合わせ先も同じページから確認できるようにします。
ここで大切なのは、すべての情報を無理に一つのシステムへ移す必要はないということです。
既存サービスに十分な機能があるなら、そのまま活用する方が費用や導入負担を抑えられる場合があります。
最初は共有ページにリンクをまとめるだけでも構いません。
それでも使いにくさが残る場合には、物件番号などの共通した識別情報を使い、関連情報を横断的に確認できる仕組みを検討します。
社員の方々に複数のサービスを覚えてもらうのではなく、入口を整理することで迷わず業務を始められる状態を目指します。
提案③：日常業務から短い手順書を作成する
今回のケースで、特に優先して取り組みたいのが手順書の整備です。
ただし、最初からすべてのサービスについて詳細な手順書を作る方法はおすすめしません。
作成に時間がかかるうえ、完成するまで現場で活用できないためです。
私たちなら、まず問い合わせの多い操作や、間違えやすい業務から手順書を作成します。
例えば「新しい物件を登録する」「入居者様の情報を更新する」「修繕対応の状況を確認する」といった単位で、一つの業務につき一つの短い手順書を用意します。
作成方法も工夫できます。
操作に詳しい社員の方が普段どおりに作業する様子を画面録画し、その内容をもとに操作手順を文章化します。
必要に応じてAI（人工知能）を使い、操作の説明文を整理する方法も考えられます。ただし、個人情報や契約情報を外部のサービスに入力しないよう、利用する仕組みや情報の取り扱いを事前に確認することが前提です。
画面の画像、操作する順番、注意点をまとめることで、文章だけの説明よりも理解しやすい手順書を目指します。
また、単にボタンの押し方を説明するだけでなく、「どのような場合にこの操作が必要なのか」「判断に迷ったら誰に確認するのか」まで記載します。
こうすることで、社員の方々が手順書を見ながら自分で作業を進めやすくなります。
さらに、一度作成した手順書を実際に操作に不慣れな社員の方に使っていただくことも大切です。
説明が不足している箇所や、操作に迷う部分があれば、その場で修正します。
最初から完璧な手順書を目指すのではなく、必要なものから作り、使いながら改善することが現実的です。
提案④：サービス間の転記や定型作業を自動化する
業務の流れが整理できたら、次は繰り返し発生している作業の自動化を検討します。
例えば、一つのサービスに登録した物件情報を別のサービスへ再入力している場合、その作業を減らせないか確認します。
サービスにデータの書き出し・取り込み機能が備わっていれば、情報をまとめて更新する方法が考えられます。
また、サービス同士を連携させる機能が利用できる場合には、入力した情報を別のサービスへ受け渡す仕組みも検討できます。
自動連携が難しい場合には、パソコン上の決まった操作を自動実行する方法も選択肢になります。
ただし、市販サービスの画面を使った自動化は、画面構成が変わると動かなくなる場合があります。そのため、まずは各サービスが正式に提供している連携機能を優先します。
自動化の対象を選ぶ際には、作業にかかる時間だけでなく、発生頻度や入力ミスが起きた場合の影響も確認します。
例えば、毎日何度も発生する転記作業を自動化できれば、社員の方々の負担軽減が期待できます。
一方で、月に一度しか発生しない作業であれば、自動化の仕組みを作るよりも手順を簡素化する方が適している場合があります。
私たちなら、まずは転記回数が多く、入力ルールが明確な業務から自動化を試します。
契約内容の判断や個別のトラブル対応など、専門知識が必要な業務は社員の方々に任せ、決まった手順で繰り返す作業を仕組みに任せる形が適していると考えます。
提案⑤：手順書とサービスを継続して管理する体制をつくる
最後に必要なのが、改善した仕組みを継続して使える状態にすることです。
どれだけ便利な社内ポータルや手順書を整備しても、更新されなければ徐々に使われなくなってしまいます。
そこで、サービスごとの管理担当者と、手順書の更新担当者を決めます。
ただし、10名規模の会社様で新たな専任担当者を設けるのは現実的ではない場合もあります。
そのため、現在の業務分担を踏まえて、無理のない範囲で役割を持っていただく方法を考えます。
例えば、手順書に最終更新日と担当者を記載し、操作方法が変わった際や社員から質問があった際に更新する運用です。
定期的に短い時間を設け、現場で困っている操作を共有することも有効です。
また、サービスの管理では、必要な社員だけが情報にアクセスできるよう利用権限を設定し、退職時のアカウント停止や多要素認証なども確認します。
不動産管理会社様では個人情報を扱うため、便利さだけでなく、安全に使えることも重要です。
私たちなら、まず一部の社員の方々に新しい運用を試していただき、使いにくい部分を修正してから社内全体へ広げます。
改善の効果についても、情報を探す時間、操作に関する質問件数、手順書の利用状況などを確認します。
例えば、改善前と改善後で情報検索にかかる時間を比較すれば、実際にどの程度の負担が減ったのかを確認できます。
また、特定の社員への質問が減っているかを調べることで、操作の属人化が改善されているかも判断しやすくなります。
手順書を作って終わりにせず、現場で使われ続ける仕組みにすることが、今回の改善を成功させるポイントです。
まとめ
今回の不動産管理会社様のケースでは、複数の市販サービスを利用していることに加え、情報が分散し、操作方法を社員の方々が個別に覚えなければならないという課題がありました。
手順書を整備したいというご希望もありますが、根本的な問題は手順書がないことだけではありません。
情報の保管場所や業務の進め方が整理されていないために、サービスを使いこなす負担が社員の方々へ集中していることが大きな課題です。
そのため、私たちならまず現在のサービスと業務の流れを見える化し、情報の管理場所を明確にします。
そのうえで、社内ポータルによってサービスへの入口をまとめ、日常業務をもとに短い手順書を整備します。
さらに、重複入力や定型作業を減らしながら、社員の方々が継続して使える管理体制を整えていきます。
重要なのは、すべてを一度に変えようとしないことです。
10名規模の組織であれば、まずは一つの業務から改善を始め、効果を確認しながら対象を広げる進め方が適していると考えます。
モンテカンポの業務効率化相談サービスでも、システム開発を前提とせず、現在の仕事を整理したうえで、既存サービスの活用や業務の進め方の見直し、必要に応じた仕組みの開発まで柔軟に考えています。
目指したいのは、社員の方々がすべてのサービスに詳しくならなくても、必要な情報と手順を確認しながら、安心して仕事を進められる環境です。
情報を探す時間や操作に迷う時間を減らすことで、物件の維持管理、オーナー様へのご報告、入居者様への丁寧な対応といった、本来大切にしたい仕事へ集中できるようになります。
社員の方々の頑張りだけに頼らず、仕組みによって仕事がスムーズに進む状態をつくること。
それが、今回の不動産管理会社様に対して、私たちモンテカンポが目指したい業務効率化です。
本来の仕事に集中できる環境をつくりませんか？
専門的な知識や技術が必要な仕事ほど、日々の業務の中には、専門性とは直接関係のない作業も数多く発生します。
予約や顧客情報の管理、転記、集計、確認作業、進捗管理、書類作成など、本来はもっと効率化できる業務に時間を取られていないでしょうか。
こうした作業を一つひとつ見直していくことで、専門職の方が、専門職にしかできない仕事へ集中できる時間を増やすことができます。
モンテカンポの業務効率化相談サービスは、単にシステムやツールを導入するためのサービスではありません。
まず現在の業務を整理し、専門職が担うべき仕事と、仕組みに任せられる仕事を切り分けるところから支援します。 そのうえで、既存ツールの活用や業務フローの見直し、必要に応じたシステム開発まで、それぞれの現場に合った方法を考えます。
「この作業に毎日時間を取られている」
「担当者にしか分からない業務がある」
「もっと本来の仕事に集中したい」
そんな感覚が少しでもあるなら、一度業務を見直してみる価値があります。
課題が整理できていなくても問題ありません。今、時間を取られている業務や、負担に感じている作業をそのままお聞かせください。
専門職の方が専門性を発揮できる時間を増やすために、モンテカンポが業務の整理から一緒に考えます。
小さなお悩みでも大丈夫ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください！
